Een feest organiseren is altijd een beetje spannend, want jij wilt niet diegene zijn die dat mislukte feestje gaf. Zeker als het om je bruiloft gaat of wanneer je met een commissie meehelpt om het bedrijfsfeest op poten te zetten, is mislukken geen optie. Daarom is het slim om samen te werken met een evenementenbureau.
Ervaring
Een evenementenbureau is continu bezig met het organiseren en leiden van feesten, ze hebben dus enorm veel ervaring! Gaat er iets fout? Geen zorgen, het is zo weer opgelost. Natuurlijk kan je het feest ook in eigen hand houden, maar vergeet niet dat een feest een lange indruk achterlaat op je gasten. Een geweldig feest zullen ze zich lang herinneren, maar een slecht feest herinneren ze zich misschien nog wel langer.
Alles onder één dak
Een voordeel van samenwerken met een evenementenbureau is ook dat zij praktisch alles kunnen bieden. Als je het feest helemaal zelf organiseert moet je alles apart huren: een DJ, een band, iemand die de verlichting regelt, de apparatuur die nodig is, de decoratie van de locatie en ga zo maar door. Bij een evenementenbureau kan je vaak in overleg een pakket samen stellen. Dat kost vaak minder dan alles apart huren bij verschillende bedrijfjes.
Breed arsenaal
Een goed evenementenbureau heeft ook een breed arsenaal aan mogelijkheden zodat er altijd een passende optie is voor jouw feest. Je kunt dan denken aan opties wat betreft fotografie, DJ’s, bands, solisten, shows, techniek, en mogelijkheden zoals het huren van een stoelmassage, cocktailbar of attracties. In elke categorie heb je ruim de keuze, wil je een Coverband, een Soulband of toch liever een Popband? Wil je niet alleen een DJ maar ook nog een muzikant? Wil je een show maar weet je nog niet precies of dat een dansshow of een acrobatiek show moet zijn? Het kan natuurlijk ook gewoon allebei.
Minder kans op misverstanden
Als je alles bij verschillende bedrijven huurt, moet je met Jan en alleman contact onderhouden waardoor je het heel druk hebt. Is er een wijziging in de tijd? Dan moet je dat doorgeven aan de cateraar, de DJ, de band, etc. Grote kans dat je iemand over het hoofd ziet en dat die op de verkeerde tijd arriveert. Bij een evenementenbureau heb je één contactpersoon, dat scheelt je een hoop werk en het voorkomt een hoop misverstanden.
Mee denken
Het is goed om van te voren, of samen met je contactpersoon, op een rijtje te zetten wat de wensen en mogelijkheden zijn voor jouw feest. De ene locatie biedt meer mogelijkheden dan de andere. Is er een groot podium aanwezig of niet? Hoeveel mensen komen er? Dat zijn belangrijke gegevens bij het afwegen van je keuzes. En natuurlijk: wat is het budget? Je contactpersoon denkt met je mee en met zijn kennis en ervaring maakt hij snel inzichtelijk welke keuzes je kunt maken en wat eventueel alternatieven zijn.
Waardevolle tips
Vaak organiseer je een feest terwijl je dat nog niet zo vaak (op zo grote schaal) hebt gedaan. Het is dan fijn als iemand met je meedenkt, daardoor is de kans veel kleiner dat je belangrijke dingen over het hoofd ziet of te laat begint met bepaalde voorbereidingen. Een evenementenbureau heeft enorm veel ervaring, zij organiseren elke dag feesten. Doe daar je voordeel mee en pluis de website uit, lees de blogs en let goed op tijdens de gesprekken met je contactpersoon. Je zult er waardevolle tips door krijgen waar je zelf niet zo snel op gekomen was.
Schaterlachen
Creativiteit ontstaat wanneer je veel kennis en ervaring hebt, en die op een originele manier tot één geheel kan maken. Vaak heb je zelf niet zoveel ervaring met het organiseren van een feest en daardoor kom je niet op die originele dingen waar je gasten om zullen schaterlachen of waar ze zich door laten verrassen. Je feest mist dan net dat extraatje waardoor het misschien een leuk georganiseerd feest was, maar wel een beetje saai.
Garantie
Het kan natuurlijk altijd gebeuren dat een fotograaf, een DJ of de solozanger onverhoopt niet kan komen. Daar ga je natuurlijk niet vanuit, maar het kan gebeuren. Als je dan zelf een DJ had gehuurd, is er vaak geen alternatief en sta je daar je gasten te verwelkomen zonder muziek. Een evenementenbureau biedt dan zekerheid, zij hebben altijd mensen stand-by staan die kunnen invallen. Dat neemt een heleboel stress weg, het feest kan dan gewoon doorgaan zonder dat jij in de stress zit. Zo kan je zelf ook blijven genieten tijdens het feest!